Pengelolaan Knowledge Management di Perusahaan

Terminologi tentang Knowledge Management (KM) pada dasarnya mempunyai arti sebuah proses untuk meng-optimalisasi kekayaan intelektual di suatu organisasi untuk kepentingan organisasi. Keberadaan KM di sebuah organisasi tidak secara langsung dapat terlihat hasilnya karena beberapa hal yang berkaitan dengan Kekayaan Intelektual (Intelektual capital) yang di dalamnya terdiri dari komponen utama yaitu : human capital , Social capital, dan Corporate capital. Ketiga komponen ini merupakan komponen inti dari enterprise knowledge. Ketika salah satu dari ketiga komponen tadi tidak dapat dipenuhi oleh sebuah organisasi maka bisa dibilang implementasi dari KM ini akan gagal.

Dalam kesempatan kali ini saya akan menjelaskan masing-masing dari ketiga komponen tersebut.

Human Capital (Kekayaan sumber daya manusia)
Kekayaan sumber daya manusia merupakan kekayaan yang paling besar dan paling berpengaruh terhadap pengembangan KM di sebuah organisasi. Masing-masing individu di sebuah organisasi mempunyai sumber daya yang disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan yang saat ini dimilikinya. Seringkali kondisi pengelolaan kemampuan intelektual dari setiap individu selalu dipegang dan hanya dikembangkan oleh 1 orang tertentu saja. Hal ini berakibat ketergantungan terhadap 1 orang ini akan sangat tinggi dan ketika sudah saatnya dia menyatakan keluar (resign) perusahaan akan kelabakan karena sangat tergantung pada kemampuan skill-nya.
Corporate Capital (Kekayaan milik korporasi)
Di dalamnya termasuk kekayaan intelektual (Intellectual Property) baik itu formal maupun informal seperti contohnya adalah : source code, paten, ide, merek dagang dan lain sebagainya, terutama yang berkaitan dengan sesuatu hal yang bisa menjadikan kekayaan ini sebagai sumber daya potensial untuk perusahaan agar bisa dikenal dan dianggap sebagai kekuatan utama di dunia luar.
Social Capital (Kekayaan sosial)
Bagian kerja dari sebuah perangkat komunikasi di sebuah perusahaan di dalamnya termasuk ketersediaan hubungan antar manusia menggunakan Virtual Network dan juga interaksi antar setiap komponen sosial yang ada di dalam perusahaan.

Menurut Alex Bennet, seorang pendiri US based research and Educational Center Mountain Quest Institue dan sekarang merupakan deputi CIO dan Chief knowledge Officer dari US Department of Navy, ketiga komponen ini harus saling berkaitan dan secara pararel harus mendapatkan perhatian yang khusus jika ingin sebuah organisasi dibilang berhasil dalam pengelolaan KM. Menurut Alex ada 5 kategori tantangan yang harus dihadapi dalam pengelolaan KM diantaranya adalah :

Teknologi : berkaitan erat dengan beberapa hal yaitu memberdayakan, mem-fasilitasi dan menyebar luaskan inovasi keseluruh organisasi.
Isi (Content) : berkaitan dengan nilai, relevansi dan keadaan informasi yang terkini
Proses : berkaitan dengan pengelompokan, pengumpulan, penyelarasan (synchronize), menganalisa dan penyebaran informasi.
Budaya (culture) : berkaitan dengan komitmen, memberikan informasi ke orang lain (sharing) , saling bertukar (exchange) dan membangun hubungan (relationship).
Pembelajaran (Learning) : berkaitan dengan membangun kontekstual, membuat dan mengembangkan proses transfer ilmu.

Ada beberapa best practice yang dapat dilakukan untuk meng-implementasikan Knowledge Management di sebuah organisasi :

Identifikasi mana “Nilai” yang paling tinggi dari sebuah organisasi di sesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut untuk dapat meningkatkan nilai perusahaan itu di dunia luar. Contohnya adalah perusahaan yang bergerak di bidang IT Solutions harus selalu meningkatkan kemampuan mengelola portfolio apa yang sudah pernah mereka lakukan agar lebih dikenal di kalangan industri yang menggunakan jasa-nya. Dengan kemampuan mengelola portfolio di perusahaan berbasis IT Solutions dapat dipergunakan untuk kalangan internal agar dapat mencontoh success stories dari sebuah solusi yang pernah dikembangkan sebelumnya. Selain itu kegagalan-kegagalan yang terjadi dapat juga dijadikan sebagai senjata agar mereka tidak kembali mengulang kegagalan yang sudah pernah mereka dapat sebelumnya.
Penjelasan yang detail belum tentu penting. Sebuah penjelasan yang terlalu “dalam” dari sebuah hirarki di dalam akar pengetahuan di organisasi dapat membuat terlalu banyaknya pekerjaan yang tidak penting dilakukan oleh seorang pengelola KM di organisasi. Oleh karena itu harus dilakukan pengamatan terlebih dahulu antara pengembangan keluasan dan kedalaman pengetahuan disesuaikan need and demand dari sebuah organisasi.
Buka Forum untuk mencari pola. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk organisasi jika ingin menemukan pola yang tepat dari sebuah pendekatan yang sistematis untuk tukar menukar informasi jika hanya mengandalkan pengamatan belaka. Diperlukan sebuah perangkat tools yang sanggup untuk menjembatani proses tukar menukar informasi tadi, salah satu yang cukup mewakili adalah Blog dan Wiki. Kedua tools tadi dapat dijadikan sebagai ajang untuk mewakili suara dari setiap karyawan organisasi untuk membahas sebuah topik secara bertanggung jawab demi kepentingan perusahaan dengan mengurangi hambatan waktu dan tempat dalam pembahasan sebuah topik yang bersifat terbuka.
KM harus sejalan dengan penerapan bisnis. Sebuah proses pekerjaan di organisasi seharusnya mempunyai standar kerja yang dijadikan sebagai patokan kecepatan dan kualitas pekerjaan tersebut untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang cepat. Proses KM yang benar dapat mempercepat waktu tempuh dalam pembuatan proses bisnis secara keseluruhan, sehingga dapat dijadikan alat pengukuran bagaimana mengetahui KM dapat memberikan ROI (Return of Investment) terhadap organisasi penaung-nya. Itu adalah tantangan bagi para praktisi informasi untuk dapat mencari cara-cara yang paling tepat agar mereka dapat melakukan efesiensi pekerjaan dalam mencari informasi yang tepat dan cepat.

Penerapan Knowledge management di Organisasi kerja pemerintahan

Posted on January 12, 2008

Organisasi kerja pemerintahan disini termasuk Departemen, kementrian dan juga pemerintahan daerah. Pertama pada saat mendengar organisasi pemerintahan mungkin timbul pertanyaan apakah memungkinkan penerapan knowledge management di lingkungan kerja yang sarat dengan isu budaya kerja santai dan mempunyai kecenderungan ABS (asal bapak senang). Tentunya jawaban-nya beragam dan sangat tergantung pada unsur leadership di organisasi tersebut. Mengapa saya bilang unsur leadership mempunyai peranan yg sangat penting ? Karena ciri khas di beberapa departement pemerintahan umumnya selalu menggunakan top down approach. Pendekatan ini merupakan salah satu peninggalan konsep sentralisasi dimana ide dan kreasi dari bawah masih takut untuk ditunjukan ke publik. Kembali ke topik utama tentang penerapan knowledge management di organisasi, saya melihat dari hasil pengalaman secara umum di lapangan tahapan penerapan bisa dibagi menjadi 3 tahap antara lain adalah sbb:

1. Awareness
Di dalam tahap ini pemahaman terhadap knowledge management harus dibuat dengan cara sosialisasi kepada semua level tapi tidak melebar hingga lingkup yang terlalu luas. Dalam tahapan ini perlunya kesadaran top level management terhadap penting-nya knowledge management.
2. Assessment
Dalam tahap ini kita harus bisa melakukan sebuah analisa terhadap kondisi yang ada saat ini dan membuat sebuah pendekatan praktis mana yang bisa dilakukan perbaikan dengan mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari setiap pendekatan tadi.

3. Design system
Setelah tahapan assessment selesai dan memberikan beberapa alternatif solusi. Di dalam tahapan design system akan ditentukan solusi mana yang akan diterapkan dalam penyelesaian project KM. Semua teknologi dan solusi yang ada di telaah dan disesuaikan dengan kondisi yang ada, termasuk budget pelaksanaan pekerjaan serta kualitas SDM.

4. Implementation
Semua desain system yang sudah dibuat dilaksanakan dan dimonitor pelaksanaannya. Di dalam tahapan ini semua kejadian yang tidak terbayangkan pada saat desain system akan muncul, sehingga disinalah dibutuhkan pendekatan seorang project manager yang dapat menentukan tindak lanjut proyek ini. Umumnya seorang PM harus dapat menentukan kapan sesuatu yang di luar desain system harus di akomodir atau tidak. Kultur di sebuah lembaga pemerintahan yang umumnya terjadi adalah ketidakmampuan kita melakukan capture terhadap ownership solusi KM ini. Di awal seringkali pada saat kita melakukan assessment system, kita mendapati bahwa orang yang kita assess ternyata orang kurang tepat, sehingga pada saat selesai proyek ternyata orang yang melakukan pengetesan melihat sesuatu yang tidak sesuai dengan keinginan mereka, sehingga harus dirubah desain system-nya. Saran saya dalam hal ini adalah dokumentasi-kan semua kegiatan yang berkaitan dengan proyek ini dan minta pejabat / staf terkait yang berani bertanggung jawab dan simpan sebagai bagian dari dokumentasi proyek. Ini digunakan untuk menjaga kemungkinan-kemungkinan yang dapat saja terjadi pada saat tahapan implementasi proyek ini.

5. Socialization.
Setelah semua-nya selesai terkadang tugas kita belum selesai saja sampai disitu, diperlukan sebuah proses tambahan yang biasa disebut sebagai sosialisasi ke pengguna, disinipun harus dihindari beberapa permintaan di luar dari desain system karena sekali kita ikuti 1 permintaan mereka maka akan terjadi ‘NEVER ENDING PROJECT’ yang efeknya nanti akan mengakibatkan semakin tertundanya penerapan akhir dari proyek KM ini.