Apa Itu Knowledge Management
APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT
Knowledge management (KM) adalah bagaimana memanajemeni pengetahuan (knowledge) dalam suatu organisasi; bagaimana organisasi mendapatkan, menggunakan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk menciptakan nilai pada pelanggan.
Dampak negatif yang terlihat dalam praktek bisnis di lapangan dari tidak dikelolanya pengetahuan dengan baik antara lain:
· Ada perusahaan yang mengalami penurunan kinerja begitu eksekutif penting mereka pindah ke perusahaan lain, karena hanya dia yang memiliki informasi dan pengetahuan operasional secara menyeluruh;
· Dokumen lengkap mengenai pengelolaan pengusaha kecil yang disusun oleh tim konsultan asing hilang dari suatu lembaga pendidikan karena tidak ada orang yang concern mengenai pentingnya dokumen tersebut.
Sedangkan dampak positif dapat terlihat antara lain pada:
· Perusahaan konsultan yang dengan mudah melaksanakan penugasan karena contoh dari penugasan yang sama yang pernah dilakukan sebelumnya dapat diakses dengan mudah;
· Perusahaan yang dengan cepat dapat meluncurkan produk baru ke masyarakat karena infrastruktur, budaya, dan teknologi informasi yang dikembangkan memungkinkan orang untuk bekerja sama dan saling berhubungan antar dan lintas departeman untuk berbagi informasi dan pengetahuan.
KM telah menjadi topik yang banyak dibicarakan orang belakangan ini, khususnya bagi mereka yang mengikuti perkembangan manajemen dan bisnis. KM telah berhasil menarik perhatian para eksekutif puncak untuk mengimplementasikan KM dalam organisasi mereka. Minat perusahaan terhadap KM ditunjukkan dengan banyaknya perusahaan yang melakukan investasi untuk membangun sistem KM. Mereka menugaskan seorang knowledge executives untuk menangani para profesional yang berada dalam knowledge centers. Banyak perusahaan memiliki Chief Knowledge Officer (CKO) dalam susunan organisasi mereka.
Dibalik meningkatnya perhatian perusahaan terhadap KM ada suatu fakta sederhana yang perlu disadari perusahaan: sebagian besar pengetahuan perusahaan dimiliki oleh individu bukan oleh perusahaan. Terlalu sering kita dengar apabila seseorang keluar dari perusahaan, pengalaman yang dimiliki ikut pergi bersama dengan karyawan tersebut. Bahkan kalaupun seseorang tetap berada dalam perusahaan untuk jangka waktu yang lama hanya sebagian kecil saja dari karyawan lain yang mengambil manfaat dari pengetahuan yang dimiliki individu bersangkutan, biasanya mereka yang bekerja face-to-face. Keberhasilan dari suatu bagian biasanya juga susah untuk ditransfer ke bagian lainnya, karena pengetahuan dalam organisasi susah diekstrak karena melekat pada individu, proses, produk, paten, dan dokumen-dokumen perusahaan. Karyawan sering menghabiskan waktu untuk reinventing the wheel. Mereka kehilangan produktivitas dan tidak mampu mengubah proses belajar yang ada menjadi proses berbagi pengetahuan. KM yang baik sudah tentu menjanjikan potensi luar biasa untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Walaupun informasi memegang peranan penting dalam perkembangan KM, perlu disadari bahwa KM jauh lebih luas dari hanya sekedar teknologi informasi. KM adalah proses bisnis. Suatu proses di mana perusahaan menciptakan dan menggunakan pengetahuan yang mereka miliki. KM berkaitan dengan proses menciptakan nilai dari aset tanwujud (intangible assets). KM adalah proses bagaimana organisasi menghasilkan kemakmuran (wealth) dari intelektual atau knowledge-based assets. Yang dimaksud dengan knowledge-based assets adalah sesuatu yang bernilai tanpa dimensi fisik yang melekat pada orang atau diperoleh dari proses, sistem, dan budaya yang berkaitan dengan organisasi: brand, pengetahuan individu, intellectual property, lisensi, dan pengetahuan yang dimiliki organisasi ( pangkalan data, pemahaman mengenai proses-proses dalam organisasi, dan relationships).
Kemakmuran akan diperoleh kalau organisasi menggunakan pengetahuan (knowledge) untuk menciptakan proses yang lebih efektif dan efisien. Kemakmuran juga akan diperoleh kalau organisasi menggunakan pengetahuan untuk menciptakan nilai atau manfaat bagi konsumen dengan mendorong tumbuhnya inovasi untuk mengembangkan produk yang unik bagi konsumen. Banyak perusahaan percaya bahwa keunggulan kompetitif yang paling penting bagi perusahaan terletak pada brainware atau human capital. Mereka melakukan investasi pada karyawannya melalui berbagai cara seperti: pelatihan dan pendidikan, program bersertifikat, forum mingguan, forum diskusi, sesi berbagi pengetahuan, buletin, knowledge on-line system, dan program sejenisnya.
